Koszty opakowania i 12 sposobów na ich zmniejszenie

Koszty opakowania, magazynowanie, logistyka - te wszystkie elementy łańcucha dostaw powinny być zoptymalizowane w taki sposób, by nie generowały niepotrzebnych kosztów. Ale jak to zrobić? I co właściwie składa się na koszty opakowania?

Czasy się zmieniają, a co za tym idzie zmiano ulegają wymagania klientów. Widać to po popularności modelu D2C (direct to consumer) wynikającej ze zwyczajów zakupowych millenialsów.

Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że opakowania w dobie sprzedaży internetowej są ważne, jak nigdy dotąd.

Niemniej, nie da się ukryć, że opakowania generują koszty. Co ciekawe, owe koszty to nie tylko cena, którą należy zapłacić za zamówione pudełka. Składają się na nie również inne czynniki, o których często nie myślimy.

W tym artykule przeczytasz:

• Czym są koszty opakowania i co się na nie składa
• Jak zoptymalizować opakowania i koszty opakowań
• Co zrobić, by nie generować niepotrzebnych kosztów logistycznych

Koszty opakowania

Mówiąc o kosztach opakowania warto wiedzieć, że zalicza się do nich nie tylko cenę, którą należy zapłacić za zamówione u producenta pudełka.

Zgodnie z koncepcją Total Cost Of Ownership (całkowity koszt posiadania) koszty opakowania są nieco bardziej złożone niż na pierwszy rzut oka mogłoby się wydawać. Owa koncepcja wspomina o tym, że obliczając całkowity koszt należy poza ceną zakupu uwzględnić inne czynniki: koszt instalowania, użytkowania, utrzymywania i pozbycia się aktywów.

Istnieją bowiem pośrednie, lub też inaczej - ukryte koszty opakowania. Jakie?

W przypadku opakowań cena pozyskania i zakupu jest z pewnością tym, na co w pierwszej kolejności zwrócisz uwagę. Wiadomo - im tańsze, tym lepsze. Ale czy na pewno?

Równie istotne mogą okazać się koszty instalowania. W przypadku pudełek będzie to potrzeba ich złożenia, ponieważ większość rodzajów opakowań dostarcza się w postaci rozłożonej, by zoptymalizować koszty przesyłki i zabezpieczyć produkt przed zniszczeniem. Koszty złożenia to czas Twoich pracowników, a co za tym idzie - dodatkowe koszty. Możesz uniknąć ich zamawiając np. pudełka z tektury litej. Choć droższe niż tradycyjne pudełka fasonowe, dotrą do Ciebie już zmontowane.

Koszt opakowania to również koszt jego użytkowania. Co to konkretnie oznacza w przypadku opakowań? Otóż w sytuacji, gdy zamówisz pudełko, które nie będzie spełniało wymagań Twojego produktu i wymagań dotyczących wysyłki, może się okazać, że Twoje produkty docierają do klientów notorycznie uszkodzone. Nie trzeba wspominać o tym, że wiążą się z tym koszty zwrotu, koszty zniszczonego produktu oraz koszt wizerunkowy - niezadowolony klient może już do Ciebie nie wrócić.

Koszt utrzymywania to kolejna składowa Total Cost Of Ownership. Wiążę się ona z potrzebą choćby magazynowania zamówionych opakowań. Utrzymanie magazynu to dodatkowy koszt, a jeśli jeszcze musisz przechowywać swoje opakowania - dodatkowa zajęta przestrzeń. Z jednej strony, w przypadku pudełek fasonowych, które przed rozłożeniem są płaskie, może wydawać się niezbyt dużym obciążeniem. Ale znów - w przypadku nieco droższych opakowań (wspomniane wcześniej pudełka z tektury litej) może się okazać, że Twój producent zaoferuje magazynowanie Twoich opakowań u siebie.

Mówiąc o kosztach pozbycia się opakowań mówimy o opłatach dotyczących wyrzucania zużytych opakowań. By działać w tej materii efektywniej i lepiej, warto decydować się na opakowania ekologiczne, które z reguły rozkładają się szybciej.

Jak zatem widzisz, koszt opakowania jest bardziej złożony niż może się to wydawać.

Na koszt opakowania składają się:

• Koszty projektu, druku i materiałów
• Koszty złożenia pudełek (praca i czas)
• Koszty potencjalnych uszkodzeń i zwrotów
• Koszty magazynowania
• Koszty gospodarki odpadami opakowaniowymi

Chcesz wiedzieć jak zoptymalizować powyższe koszty opakowań? Czytaj dalej!

Wiesz już jak zoptymalizować opakowania?
Pomożemy Ci w tym!

Dowiedz się więcej

Jak zoptymalizować opakowania i koszty opakowania?

Czy da się zachować wysoką jakość opakowań i ich marketingową wartość, a przy tym zoptymalizować koszty opakowań?

Odpowiedź brzmi: tak, ale jest to proces złożony, który wymaga holistycznego podejścia.

Nie wystarczy bowiem zamówić tańszych pudełek. Paradoksalnie, takie rozwiązanie w kontekście wspomnianego Total Cost of Ownership może finalnie okazać się po prostu droższe.

Przyjrzyjmy się zatem kilku możliwym strategiom i działaniom, które możesz podjąć, by zoptymalizować opakowania i związane z nimi procesy.

1. Odpowiednie wyszkolenie pracowników

Odpowiednio wyszkolona załoga jest kluczowa w przypadku efektywnego zarządzania łańcuchem dostaw.

Nie inaczej jest na etapie składania opakowań, pakowania produktów i wszystkich procesów związanych z paczkami.

Optymalizacja samych opakowań i procesów to jedna kwestia, a odpowiednio wyszkolona i wyedukowana załoga to druga, niezwykle istotna sprawa.

Warto zadbać o to, by pracownicy umieli obchodzić się z maszynami i wykorzystywali je w jak najbardziej wydajny sposób.

Warto również stworzyć wewnętrzne instrukcje postępowania, procedur i efektywnej pracy - przełoży się to na lepsze wyniki, lepsze zarządzanie i większe bezpieczeństwo pracowników. Dodatkowo, taki zestaw dokumentów pozwoli również na szybsze i skuteczniejsze wdrażanie nowo zatrudnionych.

2. Automatyzacja i konserwacja

Automatyzacja, czyli wykorzystanie maszyn w części procesów związanych z pakowaniem bywa zbawienne. Taki rodzaj optymalizacji nie jest jednak czymś, co będzie działać samo. To trochę jak z odkurzaczem - wyręcza Cię w znacznym stopniu w procesie sprzątania, ale wciąż potrzebuje kogoś, kto będzie nim operował, wyczyści go itd.

Tak samo sytuacja wygląda z maszynami, których używasz w logistyce. W pierwszej kolejności zdecyduj, czego konkretnie potrzebujesz, by zoptymalizować swoje procesy - taśmociąg, podnośnik lub prosty podajnik taśmy… Niezależnie od tego, na co się zdecydujesz, pamiętaj, że wszystkie te narzędzia wymagają odpowiedniego traktowania.

Łączy się to z punktem pierwszym - odpowiednio wyszkoleni pracownicy powinni znać się na obsłudze maszyn i ich konserwacji. Regularne doglądanie sprzętu i poprawne korzystanie z niego sprawią, że będzie on działał efektywniej i rzadziej się psuł. To z kolei pozwoli Ci uniknąć niepotrzebnych, nieprzewidzianych przestojów w procesie składania opakowań.

3. Optymalizacja przestrzeni

Optymalizacja to słowo, które z pewnością słyszysz niezwykle często. Choć brzmi ono dość ogólnie, warto przyjrzeć się temu, jak optymalizacja wygląda w przypadku opakowań i jakie konsekwencje pociąga w kontekście optymalizacji przestrzeni i oczywiście - kosztów.

Poziomów optymalizacji opakowania jest kilka.

Po pierwsze, dobrze przemyśleć to, jak produkt rozmieszczony jest wewnątrz opakowania. Czy nie ma w nim zbyt dużo wolnej przestrzeni? Jeśli tak, wybór innych, mniejszych rozmiarów pudełka może okazać się zbawienny z dwóch powodów:

• produkt będzie stabilniejszy w procesie przesyłki, co sprawi, że będzie mniej podatny na uszkodzenia
• opakowania z produktem będą zajmować mniej miejsca, co pozytywnie wpłynie na koszty transportu

Najlepiej w tej sytuacji zrezygnować ze standardowych rozmiarów pudełka i wybrać takie, które będzie wymiarowo zaprojektowane pod Twój produkt. Choć same opakowania mogą okazać się wówczas droższe, to oszczędności, które spowodują na innych poziomach, będą znaczące.

Rozmiar opakowania z pewnością wpłynie również na sposób w jaki rozmieszczasz produkty na palecie. To kolejny poziom optymalizacji wykorzystywanej przestrzeni - więcej miejsca na palecie to dodatkowe miejsce na Twoje produkty.

Trzeci poziom to przestrzeń magazynowa. Lepiej dopasowane opakowania to więcej miejsca na półkach magazynowych.

4. Usprawnienie procesów

Czas to pieniądz - jest przysłowiem starym jak świat, ale wciąż dość aktualnym, zwłaszcza w logistyce. Dlatego równie istotne okazuje się usprawnienie procesów związanych z opakowaniami. Co to oznacza w praktyce?

W dużym skrócie chodzi o plan zagospodarowania magazynu. Jeśli pracownik mający skompletować opakowanie musi pokonać duży dystans, by zdobyć folię potrzebną do wypełnienia pudełka - coś jest nie w porządku. To niepotrzebna strata czasu i marnotrawstwo siły roboczej - w konsekwencji generuje to koszty.

5. Oszczędzaj czas

Składanie opakowań w przypadku dziesiątek tysięcy produktów może być niezwykle czasochłonne - niezależnie od tego ilu pracowników będziesz miał w magazynie.

Zastanów się nad tym: może lepszym wyborem będzie wybranie opakowań, które składa się łatwiej i sprawniej?

Jest jeszcze druga możliwość, czyli zdecydowanie się na opakowania, które ze względu na swoją specyfikę są już złożone, jak choćby pudełka z tektury litej.

6. Wielofunkcyjność

Lepiej mieć dwa lub trzy rodzaje opakowań na produkt (różniący się np. rozmiarami) niż dziesięć dodatkowych (spełniających jeszcze inne funkcje). Dlaczego?

To proste - niższe koszty produkcji, większa prostota procesów i łatwiejsze magazynowanie. Jak to jednak osiągnąć?

Jednym z pomysłów jest poszukanie opakowań, które spełniają kilka funkcji. Możesz wybrać choćby pudełka z tektury litej, które sprawdzą się zarówno jako wytrzymałe rozwiązanie wysyłkowe, jak i opakowanie do ekspozycji produktu w sklepie.

Po raz kolejny - czasami droższe opakowanie może okazać się w dłuższej perspektywie rozwiązaniem lepszym lub tańszym. Oczywiście wszystko będzie zależało od potrzeb marki i specyfiki produktu.

Szukasz opakowań dopasowanych do Twojego produktu?
Mamy je w ofercie!

Sprawdź

7. Redukcja

Mniej znaczy więcej. A czasami również taniej.

Dlatego warto przemyśleć wszystkie elementy opakowania, również te, które znajdują się w jego wnętrzu.

Być może ulotka z kodem rabatowym, którą od miesięcy umieszczasz w pudełku to niepotrzebny wydatek zwiększający koszty opakowania, a kody roześlesz newsletterem?

Dobrze przyjrzeć się także wypełniaczom do pudełek, które wysyłasz i sprawdzić, czy są na rynku dostępne tańsze rozwiązania, które równie dobrze zabezpieczą Twój produkt podczas transportu i nie wpłyną na obniżenie jakości unboxing experience.

Może Ci się wydawać, że to detale, ale zebrane w grupę mogą okazać się kluczowe dla optymalizacji kosztów opakowań.

8. Wytrzymałość

Reklamacje, uszkodzenia i zwroty z tych powodów to zmora każdego e-commerce. Gdy produkt zostaje uszkodzony w procesie wysyłki zawsze wiąże się to z kosztami i stratami wizerunkowymi.

Nie warto więc oszczędzać na rozwiązaniach opakowaniowych minimalizujących ryzyko uszkodzenia towaru w transporcie. Taka oszczędność dość szybko może odbić się czkawką.

Polska marka D2C Your Kaya postawiła na wytrzymałe pudełko z tektury litej o grubości 1,5 mm, która umożliwiła ponowne wykorzystywanie opakowania przez klientów.

Wspominaliśmy już o odpowiednim doborze rozmiaru opakowania, które ma wpływ na powodzenie bezawaryjnej przesyłki. Jednak równie istotne są materiały, z których wykonano opakowania i ich zabezpieczenie.

Trójwarstwowa tektura falista to absolutne minimum dla każdego e-commerce. Jeszcze większe bezpieczeństwo zagwarantuje opakowanie z tektury litej. A dodatkowe zabezpieczenie opakowania foliopakiem i taśmą sprawi, że groźba uszkodzenia i potencjalnej reklamacji będzie niższa.

W przypadku ułatwienia klientowi zwrotów, warto spojrzeć na rozwiązanie wypracowane przez Zalando. Niemiecka firma korzysta z pudełek z podwójną taśmą samoprzylepną, która pozwala klientowi w łatwy sposób dobrze zabezpieczyć paczkę przy zwrocie.

9. Wypełniacze do pudełek

Dodatkowe materiały wypełniające pustą przestrzeń pudełka nie brzmią jak najbardziej pożądana inwestycja.

Niemniej w przypadku produktów delikatnych, wartościowych lub o niestandardowych rozmiarach wypełniacze są koniecznością.

Ale i tutaj możesz dokonać lepszych lub gorszych decyzji.

Oczywiście znajdziesz na rynku pianki i inne wypełnienia, które wyglądają mniej lub bardziej estetycznie. Często są one jednak problematyczne, choćby ze względu na ich recykling.

Warto zastanowić się nad wyborem wkładki kartonowej, która zostanie zaprojektowana specjalnie pod Twój produkt. Dzięki temu będzie on stabilny w procesie transportu, a zmontowanie i włożenie samej wkładki będzie szybkie i bezproblemowe. Karton to doskonały materiał, ponieważ powstaje często z recyklingu i można go dalej przetwarzać - jest również atrakcyjny cenowo.

10. Zoptymalizuj zamawianie opakowań

Wymienianie dziesiątek mejli z różnymi dostawcami opakowań może być męczące.

Warto więc zdecydować się na to, by większość, a najlepiej wszystkie elementy opakowania były zamawiane u jednego dostawcy lub producenta. To ułatwia procesowanie zamówienia, skraca czas potrzebny na kontakt i ewentualne reklamacje.

Marka Xlash Espana korzystając z oferty Packhelp Plus zoptymalizowała proces ponownego zamawiania opakowań.

Pamiętaj, że również ponowne zamawianie opakowań potrafi być często niezbyt intuicyjne. Dobrze wówczas zdecydować się na dostawcę, który umożliwi Ci zamówienie ponowne Twoich paczek jednym kliknięciem - bez potrzeby wysyłania dodatkowych mejli, lub telefonowania.

Korzystając z usług jednego dostawcy, zwiększasz również prawdopodobieństwo, że wszystkie elementy opakowania będą spełniały odpowiednie standardy jakości.

11. Reaguj zanim pojawi się problem

Jeśli czytasz ten artykuł, ponieważ masz problem z optymalizacją opakowań, oznacza to, że Twoja reakcja jest spóźniona.

Najlepszym momentem na wprowadzenie zmian optymalizacyjnych jest moment, kiedy wszystko w łańcuchu logistycznym działa, jak należy. To wtedy dokładnie widać obszary, gdzie można dokonać optymalizacji, jak zmniejszyć koszty opakowania i co można by usprawnić.

Dodatkowo, pozbywasz się wówczas presji i stresu związanego z szybką potrzebą znalezienia rozwiązania jakiegoś problemu.

Dobrze zatem przeprowadzać audyt opakowań co 6 miesięcy - przyglądając się samym opakowaniom, metodom pracy i procesom. Reaguj zawczasu!

12. Bądź na bieżąco

Śledź nowości na rynku opakowań. Być może u innego dostawcy pojawiło się rozwiązanie, które lepiej spełni potrzeby Twojego produktu i pomoże bardziej zoptymalizować koszt opakowania?

Warto próbować innych, nowych rozwiązań i wiedzieć co w opakowaniowej trawie piszczy. Zamawiając nowe produkty możesz skorzystać z zestawu próbek lub zamówić je w niewielkiej ilości, by sprawdzić, czy to konkretne rozwiązanie sprawdzi się w praktyce.

Poznaj trendy, które będą kształtowały rynek opakowań w 2022 roku. Fasony, materiały, design - wzięliśmy pod lupę wszystkie najważniejsze aspekty. Pobierz nasz trendbook

Warto również śledzić trendy logistyczne i technologiczne, a także nie przywiązywać się zbytnio do starych rozwiązań i być otwartym na zmiany.

Koszty opakowania - podsumowanie

Znasz już podstawy dotyczące optymalizacji kosztów opakowania. Podsumujmy:

• Analizując koszt opakowania uwzględnij Total Cost of Ownership
• Zadbaj o szkolenia dla pracowników
• Regularnie konserwuj maszyny i automatyzuj procesy
• Zoptymalizuj przestrzeń magazynową i procesy opakowaniowe
• Zrezygnuj z opakowań o standardowych rozmiarach - dostosuj je do potrzeb produktu
• Zmniejsz liczbę rodzajów opakowań, wybierz opakowania wielofunkcyjne
• Reaguj z wyprzedzeniem i bądź na bieżąco z nowościami